Ombudsmanlık Hakkında SSS (Güvenilir Avukat)

• Ombudsmanın görevleri nelerdir?

  Çalışanlar, iş ortakları ve aynı zamanda harici taraflar yasaların veya iç kuralların ihlalini gösteren koşulları bildirme hakkına sahiptir. Ombudsman bu bildirimleri alır. Şirket dışında yasal olarak korunan ve gizli bir alan sunar. Bildirimde bulunanlara, hakları ve nasıl ilerleneceği hakkında bilgi verir. Ombudsman, raporu yalnızca bildirimde bulunan kişinin [1] onayıyla şirketteki ilgili irtibat kişisine gönderir. Ombudsman, sürece güvenilir bir kişi olarak dahil olabilir. Bildirimde bulunan kişi, bir kontak kişi olarak ombudsmana her zaman ulaşabilir.

  [1]Kişilere yönelik olan bu ve diğer göndermeler her zaman herhangi bir cinsiyete sahip kişileri veya grupları ifade eder, çünkü Çeşitlilik Anlaşmasına göre bizim için tüm insanlar cinsiyet, yaş, köken, din, engellilik durumu veya cinsel yönelimden bağımsız olarak eşit değerdedir. Kelime seçimi yalnızca metni dil açısından daha basit tutmak içindir.

• Ombudsmana kim ulaşabilir veya başvurabilir?

  Tüm çalışanlar ve tedarikçiler veya hizmet sağlayıcılar gibi harici taraflar Ombudsmana başvurabilir.

• Ombudsman ne tür bildirimler almaktadır?

  Ombudsmana yasa ihlalleri ve iç yönetmelik ihlalleri hakkında bildirim almaktadır. Başlıca amaç ekonomik suçların, muhasebe suçlarının ve varlıklara verilen zararın netlik kazanması ve önlenmesidir. Ancak, Yolsuzlukla Mücadele Talimatı gibi tüm iç yönergelerin ihlalleri de rapor edilebilir.

• Ombudsmanın sadece benim izin verdiğim ölçüde bilgi aktaracağından emin olabilir miyim?

  Evet. Bildirimde bulunan kişi, Ombudsmana vereceği bilgilere ve Ombudsmanın ikinci adımda şirkete hangi bilgileri vermesi gerektiğine kendisi karar verir. Ombudsman sadece kötüye kullanma, yani kasıtlı olarak yanlış bilgilendirme durumunda, bildirimde bulunan kişinin iradesi dışında bilgi aktarmaya yetkilidir. Ombudsman bunu, kurulan ilk iletişimde açıklayacaktır.

• Ombudsmanla irtibata geçmemin bana bir maliyeti olur mu?

  Hayır, Ombudsmandan herkes ücretsiz olarak yararlanabilir.

• Ombudsmanla isim vermeden görüşebilir miyim?

  Evet, bildirimde bulunmak isteyen kişiler Ombudsmanla anonim olarak da iletişime geçebilir. Bu durum Ombudsmanla ilk temas için de geçerlidir. İstendiği takdirde Ombudsman, bildirimde bulunan kişinin anonimliğini sonrasında firmaya karşı koruyacaktır.

• Bildirimimle ne yapılır?

  Bildirim, ilgili tüm tarafların çıkarları göz önüne alınarak yasalara ve iç kurallara uygun şekilde takip edilecektir. Bu amaçla Ombudsman, bilgileri inceledikten sonra şirketteki kontak kişisine yönlendirir.

• Bir davanın durumu hakkında Ombudsmanla iletişime geçebilir miyim?

  Bildirim sahibi, mevcut durum hakkında bilgi almak için Ombudsmanla her zaman iletişim kurabilir. En geç, vaka kapatıldıktan sonra, ihbarcı, yasal olarak izin verilen ölçüde Ombudsman tarafından sonuç hakkında bilgilendirilecektir.

• Ombudsmanla iletişime geçersem benim "avukatım" mı olur?

  Hayır, Ombudsmanın resmi veya adli işlemlerde bildirim sahibini temsil etmesine izin verilmemektedir. Bu nedenle Ombudsman, bildirim sahibinin kişisel hak veya taleplerini mahkemede işleme koymak için adım atamaz ve atmamalıdır.

• Ombudsman gerçekten bağımsız mıdır?

  Evet. Ombudsman bağımsız bir avukat olarak görev yapar ve davanın asli olarak ele alınması konusunda şirketten gelen talimatlara tabi değildir. Ombudsman, kendisine yönlendirilen bir konuyu şirkete aktarıp aktarmayacağına ve ne ölçüde aktaracağına kendi değerlendirmesi sonucunda karar verir.

• İlk olarak nasıl iletişim kurulur?

  İlk iletişim bir telefon görüşmesiyle, e-postayla, SMS ile, postayla veya kişisel bir toplantıyla kurulabilir.

• Şirket içinde daha önce sorumlu olan yetkililerle de iletişimi sürdürebilir miyim?

  Evet, her çalışan hâlâ amiri, çalışma konseyi, uyum departmanı ve yönetimle iletişime geçebilir.

• Bildirimde bulunan kişi olarak korunur muyum?

  Evet. Bildirimde bulunan kişi korunmaktadır. Bildirimde bulunan kişiye karşı herhangi bir misilleme eylemine müsamaha gösterilmeyecektir.

• Kurumun kötüye kullanılması (ihbar) nasıl önlenir?

  Sürekli olarak dile getirilen şüphelere rağmen, bir Ombudsman atandığında ihbar vakaları son derece nadir görülmektedir. Bununla birlikte Ombudsman, bildirimde bulunan kişiye görüşmenin başlangıcında bilgi ifşa sisteminin kötüye kullanımına müsamaha gösterilmeyeceğini ve kasıtlı, yani bilerek kötüye kullanım durumunda bildirimde bulunan kişinin kişisel bilgilerini şirkete iletmekle yükümlü olduğunu bildirir. Her durumda, bilgi ifşa sistemini kasıtlı olarak kötüye kullanan çalışanlar disiplin cezalarıyla karşı karşıya kalabilir.

• Veri koruma ve veri güvenliğine nasıl uygunluk gösteriyorsunuz?

  Ombudsman, yasal alıkoyma yükümlülüklerine ve veri koruma yasası hükümlerine uyulmasını güvence altına almaktadır. Toplanan kişisel veriler, bildirimde bulunan kişinin ve ilgili kişilerin kimlikleri ile ilgili bilgilerle sınırlıdır. Şirketin veri koruma yetkilisi, bilgi ifşa yönetiminin veri koruma uyumluluğunu düzenli olarak denetlemektedir.

• Eğer bir bildirimden etkilenirsem işim hemen sonlandırılır mı?

  Hayır. Masumiyet varsayımı geçerlidir. Her bildirim, ilgili tüm tarafların çıkarları göz önüne alınarak yasalara ve iç kurallara uygun şekilde araştırılacaktır. Ancak dava kapandıktan sonra olası tedbirlerle ilgili bir karar verilecektir.

• Bir bildirimde bulunursam ama sonuçta yanlış çıkarsa ne olur?

  Bilgi iyi niyetle verildiği sürece, yani kasıtlı olarak yanlış olmadığı sürece, bildirimde bulunan kişinin sonuçlardan korkmasına gerek yoktur.

• Bir yasa ihlâlinden şüphelenirsem Ombudsmana gitmek zorunda mıyım?

  Hayır, Ombudsmanla iletişime geçmek isteğe bağlıdır. Bu kişi, ek bir irtibat noktası olarak belirlenmiştir.

• Ombudsmanla yüz yüze de görüşebilir miyim?

  Evet. Ombudsmanı bizzat ziyaret etmek ve gizli bir görüşme yapmak her zaman mümkündür.

• Ombudsmanla çalışma saatleri içinde iletişime geçebilir, hatta ziyaret edebilir miyim?

  Evet.

• Seyahat giderleri şirket tarafından geri ödenir mi?

  Evet, seyahat giderleri şirket tarafından geri ödenmektedir. Ödeme Ombudsman tarafından alınacaktır, böylece (gerektiği ölçüde) anonimlik burada da korunmaktadır.

• Verdiğim ipucu işleme konduğunda bana haber verilecek mi?

  Evet. İhbarcı, davanın kapalı olmasından sonra en geç, yasaların izin verdiği ölçüde Ombudsman tarafından sonuç hakkında bilgilendirilecektir.

• Ombudsman, ceza veya hukuk davalarında tanık olarak sorgulanırsa kimliğimi açıklamak zorunda mıdır?

  Hayır. Ombudsman, ceza veya hukuk davalarında veya diğer davalarda tanık olarak çağrılması halinde hem şirket hem de bildirim sahibi tarafından açıkça izin verilmişse, kendisine danışan bildirim sahibinin yalnızca adını ve kimliğini ifşa edecektir.

• Ombudsmanla iletişime geçip gerçeklerin ve/veya kişisel bilgilerimin şirkete iletilip aktarılmayacağına görüşmenin sonunda karar verebilir miyim?

  Evet. Ombudsmanla başlangıçta tam bir güven içinde temas kurulabilir. Ombudsman, bildirim sahibine konuşmanın başlangıcında haklarını bildirecektir. Bildirim sahibi yalnızca konuşmanın sonunda bilginin şirkete iletilip iletilmeyeceğine ve hangi biçimde iletileceğine karar verir.

• Kendim suç işlemiş olma ihtimalim varsa yine Ombudsmana mı başvurmalıyım?

  Ombudsmanla, bildirim sahibinin kendisi bir suç işlemişse de bağlantı kurulabilir. Bir yandan, Ombudsman bildirim sahibine haklarından bahsedebilir; öte yandan mevcut istihdam ilişkisi çerçevesinde kendini ifşa etme olumlu olarak değerlendirilmektedir ve ilerideki olası adli işlemlerde cezayı hafifletici etkisi olabilir.

• Ombudsman, ceza gerektiren bir suçla ilgili bilgileri doğrudan savcılığa iletmek zorunda mıdır?

  Hayır. Sadece sıkı şekilde tanımlanmış ve gerçekten ciddi suçlar içeren istisnai durumlarda herkesin savcılığa suç bildiriminde bulunması zorunludur.

• Şirketteki irtibat kişisini etkileyen bir bildirim nasıl işleme alınır?

  Bu durumda Ombudsman şirketin yönetim kademesiyle doğrudan temas kurabilir.

• Bir sonuca ulaşmak ne kadar sürer?

  Bu sorunun genel bir cevabı yoktur. Birkaç saat içinde kesin olarak işlenebilecek bildirimler vardır. Kapsamlı soruşturmalar söz konusu olduğunda işlemler birkaç hafta sürebilir​.​